各学院：

为规范学生档案管理，做好新生档案的整理、登记与移交工作。现将相关事项通知如下：

一、移交时间：

2017年12月29日-2018年1月12日。

二、移交地点：

厦门校区图书馆二期档案馆（图书馆前左侧楼梯上楼右边第一个办公室），移交前请与学生处联系（电话：资助中心0592-6160300,学生档案室6160359）。

三、交接流程：

（一）领取档案袋

12月21日起，可到厦门校区行政大楼二楼西侧按照新生数量领取本科生档案袋和已经打印好的档案标签（见附件1，如有损坏，可自行打印）。

（二）装档、贴标签

将每个学生的所有档案装入档案袋，一人一档。同时，在档案袋张贴标签。

（三）移交档案

本科生档案应按班级整理，按学号排列，并将整理结果记录在移交清单（见附件2，筛选出本学院名单，附件2将单独发送负责老师）：具备材料的项目用“√”符号标注，没有的用“△”符号标注。电子移交清单提前发送至550308691@qq.com，由档案室核对后反馈，各学院根据反馈信息（最终版）修改后，打印纸质版一式两份，由学院负责老师签字确认后再提交学生档案室（确认无误后加盖学生档案章）。

四、注意事项

（一）主要材料和基本要求

1.交接档案时，一般不拆封入学前档案，不检查档案袋内容；如有特殊情况需要拆封的，应在信封空白处签写原因、经办人和时间。

2.入学档案内容：

（1）高中学籍材料：学生在高等中学就读情况及相关表现的材料。此类材料有多种形式，常见的有“学籍信息表（卡）”、“学籍登记表（卡）”、“毕业生登记表”、“学生发展报告”、“学生综合评价”等。

（2）高考材料：学生参加高等学校招生全国统一考试的相关材料，包括报名登记表、体格检查表、志愿表（卡）和考试成绩等，有其一即可。由于个别地区不再归档考生的纸质高考材料，对缺少高考材料的情况，各院将核查结果告之学生本人即可，无须追补。

（3）加入党团组织的材料：入团材料至少应包含入团志愿书（团员证不属于归档范围，可退还学生）；入党材料请各学院党委根据工作标准，自行把关。入党材料清查完毕后，由各院分党委指定专人进行管理，暂不移交学生档案室（毕业时统一进行归档）。

3.各学院整理新生档案时，若发现材料缺失，须及时登记，并与学生本人联系，敦促及协助补齐相应缺失的材料。

学 生 处

2017年12月19日